EMMA te da la posibilidad de habilitar tres tipos de roles distintos para la gestión y configuración de tus campañas de Comunicación.
Para ello, lo primero, debes ser el usuario con rol administrador en tu cuenta de EMMA. Si aún no lo eres, revisa las instrucciones sobre los roles básicos de los usuarios en este artículo.
¶ Habilita y asigna los roles de pre-validación
- Logueate en EMMA y dirígete a Preferencias app.
- Haz scroll down hasta el apartado de Seguridad y habilita la aprobación de campañas de comunicación.
- Crea un nuevo usuario o edita uno ya creado. En esta guía puedes ver como crear y editar usuarios.
- Los roles para prevalidación de campañas son: Autor, Gestor y Analista. Selecciona uno de ellos y dale a guardar usuario.
¶ Tipos de roles de pre-validación
¶ Importante
A los usuarios con rol admin, no les afectarán las limitaciones propias de los roles de pre-validación de campaña. Por lo que, estos usuarios, podrán editar cualquier campaña, en cualquier estado, y modificar cualquier punto de la configuración de la misma.
¶ Usuarios Autor
Son los encargados de generar el contenido de las campañas de comunicación: nombre, descripción, imágenes, planificación, etc. El único paso que no podrán configurar será la elección del target, ya que en este punto, sólo podrá seleccionar un Segmento de prueba guardado previamente con los usuarios para las pruebas.
Identificar el Segmento de prueba es muy fácil, ya que siempre aparecerá nombrado de la siguiente manera "[TEST] Nombre del segmento". Si no sabes como crear un Segmento de prueba, aquí tienes una guía donde puedes ver cómo hacerlo.
Este usuario verá por defecto las campañas asignadas a sí mismo y sólo podrá editar aquellas campañas de las que es propietario (las que tiene asignadas) así como pausar campañas que están en estado "testing" o "para validar". Además, este usuario también tendrá permisos para modificar el campo propietario y responsable de una campaña.
Una vez cubiertos todos los pasos, el usuario Autor podrá mandar la campaña a los siguientes estados:
- Borrador: la campaña se queda guardada como borrador y no se mostrará a ningún dispositivo. El Autor podrá editar posteriormente esta campaña.
- Probar mensaje: la campaña se muestra solo a los dispositivos que cumplan el segmento seleccionado como SEGMENTO DE PRUEBA y lo seguirá haciendo hasta que un usuario con rol Gestor apruebe la campaña.
- Para validar: la campaña no se muestra a ningún dispositivo hasta que un usuario con rol Gestor apruebe la campaña.
¶ Usuarios Gestor
Son los encargados de aprobar las campañas que los usuarios Autor hayan enviado al estado Para validar. Una vez revisada la configuración de la campaña deberá validarla pasándola al estado Aprobada. Si una campaña no tiene la configuración adecuada el usuario Gestor podrá editar dicha configuración antes de ser marcada como Aprobada.
Además, los usuarios con rol Gestor tienen permisos totales para crear y editar campañas en cualquier estado y sin limitación para añadir y modificar el TARGET. Asimismo, podrá modificar el usuario propietario y responsable de cualquier campaña.
Así pues, este usuario se encontrará con cuatro posibles opciones en el último paso de la creación o revisión de una campaña:
- Borrador: la campaña se queda guardada como borrador y no se mostrará a ningún dispositivo. El Gestor podrá editar posteriormente esta campaña.
- Probar mensaje: la campaña se muestra solo a los dispositivos en el SEGMENTO DE PRUEBA y lo seguirá haciendo hasta que un usuario con rol Gestor apruebe la campaña.
- Aprobar mensaje: en el caso de que haya sido el usuario Autor el que haya creado la campaña el Gestor podrá aprobarla tras revisar que la configuración es correcta. En este caso la campaña se quedará en el estado Aprobada pendiente de que un rol Analista introduzca el target final para su publicación.
- Enviar mensaje: el usuario Gestor podrá publicar la campaña directamente haciendo clic en el botón de Enviar mensaje, independientemente del usuario que haya creado la campaña. Es decir, el usuario Gestor podrá saltarse el flujo de prevalidación de campañas si así lo considera oportuno para lanzar el mismo la campaña al público final.
¶ Usuarios Analista
Son los encargados de establecer el TARGET y lanzar (ejecutar) la campaña. La función principal de estos usuarios será la de activar aquellas campañas que ya se encuentren en el estado Aprobada, es decir, que hayan sido validadas anteriormente por un Gestor. También podrá editar el target en campañas en estado “Activa”, "Lista", "Programada" y "Aprobada", de esto modo, en caso de detectar algún problema en el target se podrá modificar sin necesidad de tener que iniciar todo el flujo de nuevo.
Sea cual sea el estado de la campaña, el único paso que podrá editar será el número 3 Objetivo, donde podrá cargar un segmento ya guardado o crear un nuevo segmento desde cero.
Una vez cargado el público objetivo de la campaña estos usuarios podrán publicar la campaña haciendo click en el botón Enviar Mensaje. Estas campañas pasarán al estado Lista (en el caso de ser una campaña Automática para reglas o Automática para rutas) o Programada/Activa (en el caso de ser una campaña de tipo Clásica).
Estos usuarios recibirán un correo en tiempo real con las campañas en el estado "Aprobada" siempre que hayan sido creadas en una aplicación a la que este usuario tiene acceso.
Este tipo de usuario tiene el acceso a EMMA limitado, pudiendo acceder únicamente a las secciones de Comportamiento y Comunicación.
¶ Importante
Si se tienen activos los roles de aprobación de campañas, debes saber que si no se modifican los roles de todos los usuarios con acceso a tu app, se hará una traducción de estos. En este caso, el antiguo rol Cliente tendrá los mismos permisos que un usuario Autor y un usuario Agencia tendrá los permisos de un usuario Gestor. En el caso del rol Proveedor no se hará una traducción a un nuevo rol y seguirá manteniendo sus permisos habituales.
¶ Usuarios propietario y responsable
Además de los roles explicados anteriormente, los usuarios también pueden ser propietario y responsable de una campaña. Cualquiera, propietario o responsable de una campaña, recibirá información por email únicamente de la(s) campañas a las que están asignados.
A continuación puedes ver más acerca de cada tipo de asignación y cuando reciben un email con información de la campaña.
¶ Usuarios “Propietario”
Cualquier usuario puede ser asignado como propietario de la campaña, independientemente del rol que tenga asignado, pero por defecto, el usuario propietario será el usuario que cree la campaña.
Este usuario recibirá un email cada vez que se realice cualquier tipo de modificación en la campaña, ya sea cambiar el nombre de la misma, validarla, cambiar el target, pausarla o publicarla. Sea cual sea el cambio que se realice el usuario propietario recibirá un email con la información de la campaña y el estado.
¶ Usuarios “Responsable”
Los usuarios asignados como responsable de la campaña sólo podrán ser usuarios con rol Gestor y se asignan en el momento de creación de la campaña. Puede haber uno o más usuarios Gestor asignado(s) como responsable de una misma campaña.
Estos usuarios recibirán un email con toda la información de la campaña cada vez que haya una campaña en estado "Para validar", es decir, cuando haya una campaña pendiente de validación y también cuándo la campaña que han validado ha sido publicada.
¶ Asignar usuarios propietario y responsable
Cualquier usuario puede ser propiertario, independientemente del rol que tenga asignado (ya sea Analista, Autor o Gestor), pero sólo un usuario con rol Gestor puede ser asignado como responsable de una campaña.
Para asignar un usuario propietario y un usuario responsable de una campaña se tiene que hacer desde la edición de la campaña o bien en el momento de la creación de la misma. Ten en cuenta que el usuario propietario será por defecto el que crea la campaña, aunque podrá ser modificado posteriormente.
Para seleccionar un usuario responsable, se hace desde el primer paso de la creación de la campaña, Propiedades.
Una vez creada la campaña se podrá modificar el usuario responsable desde la edición de la misma. En el caso de modificar el usuario propietario se puede hacer o bien desde la propia edición de la campaña o desde la pantalla de resumen de las campañas desde el menú contextual. Lo único que tienes que hacer es clic en el botón “Asignar”.
Tanto los usuarios con rol Autor como los usuarios con rol Gestor tendrán permisos para poder realizar cambios de usuario propietario y responsable.
Después se abrirá un pop up para seleccionar el nuevo propietario y ya solo quedaría confirmar el cambio para que esté asignado el nuevo propietario de la campaña.
¶ Resumen de campañas
En la pantalla de resumen de campañas se podrá ver un filtro en la parte superior con la opción por defecto para cada usuario ("Mis mensajes" o “Todos los mensajes”). Este filtró ayudará a los usuarios a filtrar por las campañas que tienen asignadas a sí mismos o mostrar todas las campañas.
En el caso de los usuarios Autor y Gestor, tendrán seleccionado por defecto la opción Mis mensajes. En el caso de los usuarios Analistas tendrán por defecto la opción Todos los mensajes.
En esta pantalla también podremos ver en la tabla de resumen de las campañas las columnas Propietario y Responsable. En estas columnas podremos ver fácilmente el usuario propietario de la campaña y el o los usuario(s) responsable(s).
¶ Historial de cambios
En la opción Historia quedan registrados todos los cambios que se realicen en la campaña. Ya sea un cambio de estado, modificación del target, creatividad o mensaje, así como el usuario que realizó dicho cambio y la fecha en la que se realizó.
La opción Historia está disponible únicamente desde el menú contextual de cada campaña.
Una vez seleccionada esta opción, se abrirá una pantalla en la que podremos visualizar el registro de todos los cambios que se hayan realizado en la campaña en cuestión.
Si se han realizado cambios en el contenido de la campaña, podremos verlos con el detalle de los cambios realizados.
¶ Resumen de acciones
A continuación se detallan las diferentes acciones que cada tipo de rol puede llevar a cabo:
